Dalam praktik hukum internasional, penggunaan dokumen lintas negara sering kali menjadi sumber kebingungan. Banyak orang beranggapan bahwa dokumen resmi yang diterbitkan di Indonesia dapat langsung digunakan di luar negeri. Padahal, pada kenyataannya, dokumen tersebut harus melalui proses pengesahan tertentu agar diakui secara hukum di negara lain. Di sinilah konsep apostille menjadi relevan dan penting untuk dipahami.
Apostille hadir sebagai mekanisme penyederhanaan legalisasi dokumen antarnegara. Namun, karena tergolong baru diterapkan di Indonesia, istilah ini masih sering disalahpahami. Artikel ini akan mengulas secara komprehensif apa itu apostille, fungsinya, serta bagaimana pengurusannya di Indonesia.
Apa Itu Apostille?
Apostille adalah sertifikat pengesahan atas dokumen publik yang diterbitkan oleh otoritas berwenang suatu negara agar dokumen tersebut dapat digunakan di negara lain yang juga menjadi peserta Konvensi Apostille. Apostille tidak mengesahkan isi dokumen, melainkan memastikan bahwa tanda tangan, jabatan pejabat, dan stempel pada dokumen tersebut adalah sah.
Konsep ini berasal dari Konvensi Den Haag 1961 tentang Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing. Penjelasan resmi mengenai konvensi ini dapat ditemukan di situs Hague Conference on Private International Law (HCCH), lembaga internasional yang mengelola konvensi tersebut (dapat diakses pada https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41).
Dengan adanya apostille, dokumen publik tidak lagi memerlukan proses legalisasi berlapis melalui kedutaan besar negara tujuan, selama negara tujuan tersebut merupakan peserta konvensi yang sama.
Penerapan Apostille di Indonesia
Indonesia secara resmi bergabung dalam Konvensi Apostille melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Regulasi ini menjadi dasar hukum pengakuan dan penerapan apostille di Indonesia. Teks lengkap peraturan tersebut dapat diakses melalui situs Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) RI
(https://peraturan.bpk.go.id/Details/163525/perpres-no-2-tahun-2021).
Sebagai tindak lanjut, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia ditunjuk sebagai otoritas tunggal yang berwenang menerbitkan apostille. Layanan apostille ini berada di bawah Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU).
Informasi resmi mengenai layanan apostille dapat diakses melalui portal AHU Online Kemenkumham
serta laman utama Ditjen AHU.
Fungsi Apostille dalam Penggunaan Dokumen Internasional
Fungsi utama apostille adalah memberikan kepastian hukum bahwa suatu dokumen publik adalah autentik secara administratif. Apostille memverifikasi bahwa dokumen tersebut benar-benar diterbitkan oleh pejabat yang berwenang di negara asal.
Hal ini menjadi sangat penting dalam berbagai keperluan lintas negara, seperti pendaftaran pendidikan di luar negeri, pengurusan izin kerja, perkawinan campuran, hingga transaksi dan ekspansi bisnis internasional. Tanpa apostille, dokumen berpotensi ditolak oleh otoritas negara tujuan.
Jenis Dokumen yang Dapat Diajukan Apostille
Pada umumnya, apostille hanya dapat diberikan pada dokumen publik. Dalam praktik di Indonesia, dokumen yang sering diajukan apostille antara lain akta kelahiran, akta perkawinan, akta kematian, ijazah, transkrip nilai, surat keterangan catatan kepolisian, serta dokumen notariil seperti akta dan surat kuasa.
Selain itu, dokumen perusahaan seperti akta pendirian dan perubahan anggaran dasar juga dapat diajukan apostille, sepanjang telah memenuhi ketentuan administratif yang berlaku.
Ketentuan ini sejalan dengan pedoman internasional mengenai ruang lingkup dokumen publik sebagaimana dijelaskan oleh HCCH dalam praktik Konvensi Apostille.
Negara yang Menerima Apostille
Perlu dicatat bahwa apostille tidak berlaku secara universal. Apostille hanya diakui oleh negara-negara yang menjadi peserta Konvensi Apostille. Oleh karena itu, sebelum mengurus apostille, sangat penting memastikan bahwa negara tujuan penggunaan dokumen termasuk dalam daftar negara peserta.
Daftar resmi negara peserta Konvensi Apostille dapat diperiksa langsung melalui situs HCCH.
Apabila negara tujuan tidak termasuk peserta konvensi, maka dokumen tetap harus melalui prosedur legalisasi konvensional melalui Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, dan perwakilan diplomatik negara tujuan.
Prosedur Pengurusan Apostille di Indonesia
Saat ini, pengajuan apostille di Indonesia dilakukan secara elektronik melalui sistem AHU Online. Pemohon diminta untuk membuat akun, mengunggah dokumen yang akan diajukan, serta membayar biaya PNBP sesuai ketentuan yang berlaku.
Setelah diverifikasi oleh otoritas, sertifikat apostille akan diterbitkan dalam bentuk elektronik dan dilengkapi dengan QR Code. Sertifikat ini dapat diverifikasi keasliannya oleh pihak berwenang di negara tujuan melalui sistem yang terintegrasi.
Panduan teknis pengajuan apostille tersedia secara resmi di portal AHU, sehingga pemohon dapat memastikan proses berjalan sesuai prosedur.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengurusan Apostille
Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah mengajukan apostille untuk dokumen yang belum memenuhi syarat formal, seperti belum dilegalisasi notaris atau belum ditandatangani pejabat berwenang. Kesalahan lainnya adalah mengajukan apostille tanpa terlebih dahulu memastikan status negara tujuan.
Kesalahan administratif semacam ini dapat menyebabkan permohonan ditolak atau tertunda, yang pada akhirnya berpotensi menghambat kepentingan hukum dan administratif pemohon.
Penutup
Apostille merupakan instrumen hukum yang memberikan kemudahan sekaligus kepastian dalam penggunaan dokumen lintas negara. Dengan memahami apa itu apostille, dasar hukumnya, serta prosedur pengurusannya di Indonesia, masyarakat dapat menghindari proses legalisasi yang berbelit dan tidak efisien.
Dalam konteks global saat ini, pemahaman mengenai apostille bukan lagi sekadar pengetahuan tambahan, melainkan kebutuhan praktis bagi siapa pun yang berurusan dengan dokumen internasional.
Apabila Anda membutuhkan pendampingan dalam pengurusan apostille atau ingin memastikan dokumen Anda siap digunakan di luar negeri, proses yang tepat sejak awal akan membantu menghindari kendala administratif di kemudian hari. Hubungi kami, Click Disini
